Tùy từng loại hình doanh nghiệp, kế hoạch tổ chức sự kiện phù hợp sẽ khác nhau. Tuy nhiên, nhìn chung bất kỳ sự kiện khai trương nào cũng được thực hiện theo quy trình 9 bước dưới đây.
Bước 1: Xác định mục tiêu lễ khai trương
Thiết lập mục tiêu của buổi lễ khai trương chính là nhiệm vụ hàng đầu của bạn. Các mục tiêu này càng rõ ràng và cụ thể, càng dễ dàng tổ chức và kiểm soát chúng.
Mục tiêu sự kiện khai trương có thể bao gồm mục tiêu hữu hình: số lượng khách tham quan hoặc mục tiêu vô hình: mức độ nhận biết thương hiệu, hiệu quả truyền thông…
Bước 2: Tổ chức đội ngũ tổ chức lễ khai trương
Căn cứ mục tiêu đề ra, quy mô sự kiện được xác lập. Qua đó, doanh nghiệp tổ chức đội ngũ khai trương nòng cốt.
Trong bất kỳ sự kiện nào, đội ngũ nhân sự cũng là yếu tố đầu tiên và quan trọng nhất quyết định sự thành công của sự kiện. Đối với quy mô sự kiện nhỏ, doanh nghiệp có thể sử dụng nguồn nhân lực nội tại. Tuy nhiên để các hoạt động diễn ra trơn tru, chúng tôi khuyến khích bạn nên thuê dịch vụ bên thứ ba. Hai Tư Giờ là một trong những gợi ý lý tưởng cho bạn.
Bước 3: Thống nhất về thời gian, địa điểm và khách mời
Đội ngũ nhân sự tổ chức sự kiện sẽ làm việc với ban lãnh đạo để thống nhất về thời gian, địa điểm, thành phần khách mời tham dự sự kiện. Xem thêm các yếu tố ảnh hưởng đến tổ chức sự kiện mà bạn cần nắm: http://haitugio.com.vn/category/tin-tuc-tieu-diem/
Bước 4: Phác thảo kế hoạch sự kiện
Phác thảo kế hoạch tổ chức sự kiện bao gồm các nội dung chính cũng như các hạng mục cần có trong buổi lễ khai trương. Tùy vào tính chất lĩnh vực hoạt động, bản phác thảo kế hoạch sự kiện sẽ khác nhau.
Bước 5: Lên ý tưởng cho buổi lễ khai trương
Để có một buổi lễ khai trương độc đáo và nổi bật, bạn sẽ cần chọn một chủ đề ấn tượng và thu hút. Chủ đề sự kiện độc đáo là thứ tạo nên điểm nhấn và tạo hiệu ứng truyền thông hiệu quả cho toàn bộ sự kiện.
Bước 6: Lập kế hoạch chi tiết
Khi đã có bản phác thảo tổng quan, kế hoạch chi tiết cần được lên cho toàn bộ sự kiện. Theo đó, kế hoạch phân định rõ bao nhiêu hạng mục, ai là người phụ trách, thời gian thực hiện… Kế hoạch càng chi tiết, càng tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình thực hiện.
Bước 8: Truyền thông sự kiện khai trương
Truyền thông là một khâu không thể thiếu trong quy trình tổ chức sự kiện. Bạn không thể âm thầm tổ chức sự kiện. Và đó chính là lý do vì sao bạn nên tiếp thị chúng một cách rộng rãi. Các công cụ Online hoặc Offline đều có thể trở thành phương tiện tiếp thị hiệu quả.
Bước 7: Tổ chức lễ khai trương
Từ bản kế hoạch chi tiết nêu rõ các hạng mục cũng. Sự kiện diễn ra theo đúng kế hoạch đã phác thảo.
Bước 9: Theo sát hoạt động trong buổi lễ khai trương
Luôn theo dõi và kiểm tra tiến độ các hạng mục nhằm có phương án điều chỉnh cần thiết khi cần thiết khi xảy ra trở ngại hoặc bất trắc.
Trên đây là những thông tin tóm lược về quy trình 9 bước tổ chức sự kiện khai trương thành công tiết kiệm chi phí nhất. Hy vọng chúng đã đem đến nguồn tin bổ ích dành cho bạn!